Met TopoCloud doorloop een projectcyclus. Hierdoor ben je altijd op de hoogte van de status, houd je actie in je projecten en worden projecten altijd afgerond en goed geborgd.

Maar niet alle projecten binnen je organisatie horen volgens ons thuis in TopoCloud.
Voordat je start met een project in TopoCloud, stel jezelf dan 7 vragen om er achter te komen of TopoCloud optimaal kan bijdragen aan je project.

Eerst even dit

Projecten die je in TopoCloud zet, zijn zeer veelzijdig en kunnen verschillen in omvang, looptijd en impact. Maar het zijn sowieso projecten die naast de primaire taken worden opgepakt. Bijvoorbeeld het verwerken van orders. Dit is voor een organisatie een dagelijks en primaire taak waar al systemen voor gebruikt worden die hier helemaal op ingericht zijn.

Ook dragen de projecten in TopoCloud allemaal bij aan verbetering van de kwaliteit van de organisatie. Denk hierbij aan het onderzoeken van een nieuwe marketingstrategieën, het implementeren van een nieuw intern werkproces of het updaten van de website. Maar ook een goed plan voor het organiseren van een (online) evenement kan een project zijn. Je maakt hierin een eigen inschatting. Met de projecten in TopoCloud werk je aan je organisatie en niet in je organisatie.

Waar moet je op letten?

Wij adviseren om na te gaan welke impact een project gaat hebben binnen je organisatie en hoeveel mensen er aan het project gaan werken. Efficiëntie speelt in deze keuze een grote rol. Werken er meerdere mensen aan een project dan is het fijn dat ze op één plek samen kunnen werken en altijd up-to-date kunnen zijn van de status.

Duurt een project langer dan een maand, dan is het prettig om per maand een tussentijdse evaluatie te kunnen doen. Zo houd je de voortgang bij en is het gemakkelijker om aan het eind van het traject een eindevaluatie te schrijven. Je hoeft dan niet meer te achterhalen wat de belangrijke punten waren in het begin van het traject.

Wanneer je onderdelen hebt die door verschillende groepen uitgezocht moeten worden, dan is het wel zo overzichtelijk om deze groepen in één overzichtelijk traject te kunnen volgen.

Ook is het goed om na te denken wat je wilt als het project is afgerond. We hebben TopoCloud zo ingericht dat de gedane inspanning niet verloren gaat, zodra het project wordt afgerond. Je wilt dat de kwaliteitsverbetering die je met het project bereikt hebt, geborgd blijft. En dan is het wel zo handig dat je er in de volgende jaren even aan herinnerd wordt om te kijken of de kwaliteit nog op peil is.

Daarnaast zet je geen project op als je het in dezelfde tijd al uitgevoerd kon hebben of als het gaat om processen die je al via andere systemen goed gestroomlijnd hebt. TopoCloud moet voor jou werken en niet andersom.

Wil je weten of TopoCloud jouw project kan helpen?
Stel jezelf de volgende vragen:

1. Is het een project dat bijdraagt aan de kwaliteit van je organisatie?
2. Is het project geen onderdeel van je primaire processen (bijvoorbeeld orders verwerken)
3. Is het een project waar je met meerdere mensen aan wilt werken?
4. Is het een project die langer dan een maand duurt?
5. Is het een project die op te delen is een aantal hoofdonderdelen of groepen?
6. Is het een project waarvan je voortgang en het eindresultaat wilt opnemen in je rapportage?
7. Is het een project waarvan je het resultaat graag in de komende jaren up-to-date wilt houden?

Beantwoord je minimaal 1 van de bovenstaande vragen met ‘Ja’? Dan is jouw project geschikt om in TopoCloud te zetten.

Grotere trajecten, kun je opdelen in losse projecten en kleinere trajecten kun je eventueel als acties wegzetten in de Do-fase of gewoon uitvoeren.