Introductie
Maak kennis met Benno. Stel je voor dat je Benno bent, een doorgewinterde adviseur met een eigen adviesbureau. Benno is een expert in het helpen van organisaties die worstelen met interne problemen, variërend van inefficiënte vergaderingen tot conflicten en ziekteverzuim. Zijn benadering wordt gekenmerkt door het aanpakken van de wortel van de problemen in plaats van alleen de symptomen te bestrijden. Zelfs met alle aanwezige ervaring en expertise zijn er soms uitdagingen. Lees meer over Benno’s werkwijze en hoe TopoCloud zijn werk vergemakkelijkt!
Wat is TopoCloud in het kort?
TopoCloud is een platform voor het beheren van projecten. Het maakt het eenvoudig om gefocust te blijven op doelen,, transparant te communiceren en op gestructureerde wijze werkzaamheden en voortgang te bewaken TopoCloud denkt als volwaardig partner mee met klanten. Klanten kunnen zich richten op hun werk, want TopoCloud denkt mee over de inzet van het platform. Door diverse functionaliteiten, afkomstig uit best practices en wensen van de werkvloer, wordt het beheren van werk eenvoudig gemaakt in dit systeem. De aanwezige mogelijkheden maken het geschikt voor diverse situaties en contexten.
Probleemstelling
Benno beheert meerdere projecten tegelijk, communiceert met verschillende stakeholders en houdt het overzicht in complexe situaties. Het betrekken van alle partijen bij projecten is volgens Benno een constante uitdaging. Vaak vergeet men waarom bepaald werk wordt uitgevoerd. De schoonmaakster die met tegenzin haar werk doet, is net als een chirurg cruciaal bij operaties. Zonder een schone operatiekamer kunnen ernstige problemen ontstaan. In een situatie als deze is de relatie tot andere werkzaamheden en doelen uit het oog verloren. Voor de motivatie maakt dit een groot verschil. Haal je ergens een doekje over of draag je bij aan het redden van mensenlevens? TopoCloud heeft geholpen om de samenhang van werk en doelen in beeld te houden, waardoor iedereen aangehaakt blijft en weet waarvoor hij of zij iets doet.
Benno’s ervaring met TopoCloud in de praktijk
TopoCloud werkt goed in combinatie met andere methodieken, zoals ‘wortels van de mist’. Via deze onderzoeksmethode wordt de productiviteit van medewerkers vergeleken met factoren die voor onbalans kunnen zorgen, zoals stress, miscommunicatie en onderlinge verhoudingen. Ondanks het inzoomen op de problemen is het essentieel om het grotere plaatje in het oog te houden.
De meeste organisaties hebben globaal kernwaarden benoemd en de doelen zijn vooral cijfermatig onder verantwoordelijkheden goed te beleggen.. Maar hoe merk je die kernwaarden? Hoe scherper ze zijn geformuleerd, hoe beter de verwachtingen qua gedrag. Voor de meeste organisaties is pakweg 25% van de kernwaarden helder, de overige 75% is onduidelijk of blijft hangen in vage containerbegrippen. Als je dat combineert met doelen die onvoldoende belegd en aanvaard zijn, kun je uitrekenen hoeveel mist er in organisaties zit. We doen maar wat. Hoe groter de helderheid over doelen, gedrag en kernwaarden, des te minder mensen in de mist zitten.
Deze inzichten worden vastgelegd in gesprekken, maar ook in het projectdossier in TopoCloud. Daar kan iedereen bij. Iedereen kijkt naar hetzelfde. Alle communicatie verloopt via TopoCloud. Ik houd van transparantie. Dit doe ik bij gemeenten, de zorg, onderwijs en het mkb.
Als de werkwijze van TopoCloud eenmaal duidelijk is, kan deze worden uitgerold naar andere contexten met een soortgelijke vraag/behoefte aan transparantie en gedragsveranderingen. Hierbij komt wederom de actieve rol van TopoCloud naar voren, er wordt bij elke stap meegedacht. Het model en de manier van werken kunnen worden gekopieerd. Je bouwt één keer het projectmodel in de basis en kunt het zo pushen naar nieuwe werkomgevingen. Natuurlijk is elk project maatwerk. Maar de basis versnelt gigantisch, zowel qua werk als doen. Tegelijkertijd neem je ook tijd voor gewenning.
Wat is de leercurve van TopoCloud?
Mensen in een veranderproces hebben een paar krachten nodig: urgentie en verlangen. Urgentie; men ervaart ergens pijn en wil daarvan weg. Bij de implementatie kijk ik hoe projecten worden geïmplementeerd en beheerd. De meeste projecten worden beheerd door verschillende mensen en met in elkaar geknutselde excel lijstjes. Het is een kakofonie aan bestanden….Veel projecten zakken ook weg in de vergetelheid. Zonde van al die moeite (en geld). Dit benadrukt de pijn. Het toont een hoop tijdverspilling aan. Er ontstaat een behoefte aan iets gestructureerds. Verlangen wordt gecreëerd. Dat is de tweede kracht. Alle kleine veranderingen worden op deze manier gecreëerd. De pijn is helder en kan worden geborgen met TopoCloud.
Als men net aan de slag gaat met TopoCloud is het meestal spannend. Er zijn veel facetten en mogelijkheden. Dat was bij mij ook het geval. Ik dacht dat het heel veel was. Ik ben niet zo van de details. Maar stap voor stap experimenteren helpt. Ergens op drukken en kijken of het explodeert. Een nieuw bedrijf heeft eindelijk een project gemaakt. Dan neem ik contact op en loop ik de stappen met ze door. Ik ga naast ze zitten en laat ze een en ander zien. Ik toon dat er altijd een back-up is en geen explosiegevaar. TopoCloud is als een partner en daardoor altijd snel bereikbaar. Dit is te zien in de korte lijn die ik met ze heb. Dan ontstaat een mooie situatie; langzaamaan gaan we van zijwieltjes naar los fietsen.
In welke contexten kun je TopoCloud nog meer gebruiken?
Ik gebruik TopoCloud ook voor mijn coachpraktijk. Coachees krijgen beperkte toegang en ik zet vervolgens een omgeving voor hen op. De chatfunctie is fijn om mee te werken. Berichten, bestanden en vorderingen blijven daarin bewaard. Dat wordt enorm gewaardeerd. Alles ziet er professioneel uit en actiestappen uit gesprekken worden moeiteloos opgevolgd. Zie ik dat iets blijft liggen? Dan wordt dat direct duidelijk en kan ik daarop acteren. Vaak is de reactie daarop dan ‘goed dat je het zegt’. Je kunt merken dat de betrokkenheid hoger wordt vergeleken bij gesprekken waarbij je elkaar eens in de zoveel tijd ziet. Vaak vervliegen zaken die niet worden bijgehouden. Op deze manier heb ik veel meer de vinger aan de pols.