Als we het hebben over het borgen van beleid of beleidsdocumenten, dan wordt dat in één adem genoemd met SharePoint of Google Drive. Het is terecht dat deze systemen een geweldig platform bieden waar documenten opgeslagen kunnen worden.
Het probleem ontstaat vaak wanneer je het overzicht verliest. Het eerste half jaar gaat het aardig, maar daarna gaat iedereen zijn eigen gang en krijg je een wildgroei aan mappen en locaties. Uiteindelijk blijf je mappen en bestanden (re-)organiseren. Hiermee loop je een groot risico dat medewerkers het overzicht verliezen van vastgesteld beleid.
Voor dit probleem hebben wij in TopoCloud een DOCUMENTEN omgeving ontwikkeld. Door een doorgaande lijn op te zetten naast je jaarplan, borg je op simpele wijze de status van je definitieve beleid. De documenten koppel je eenvoudig vanuit SharePoint en Google Drive naar TopoCloud.
Documenten in TopoCloud
Alle beleidsdocumenten vanuit één plek beschikbaar
Makkelijk te koppelen van uit bestaand DMS (Document Management Systeem)
Beleidsonderwerpen krijgen per team een status
Stel een format vast om bepaalde vereisten aan een beleidsstuk te garanderen
Teams kunnen vastgesteld beleid onderling delen om te gebruiken als voorbeeld
Teams breng je makkelijk op de hoogte van nieuw beleid
Beheer makkelijk de toegang en leesbevoegdheid van beleidsstukken
Werkvelden als fundament
Binnen een organisatie is er een kapstok aan werkvelden en onderliggende beleidsonderwerpen. Dit vormt een belangrijke basis voor de organisatie alsook voor de onderliggende teams. Denk aan Identiteit, Product, Marketing, Financiering, Personeel, Huisvesting, ICT. Vanuit de documentenomgeving vul je deze werkvelden met beleid, procedures of werkwijzes.
Alle verbeterprojecten in TopoCloud zou je moeten koppelen naar een beleidsonderwerp. Dit draagt bij aan een stuk bewustwording, omdat er per project altijd duidelijk is in welk onderdeel van de organisatie de verbeterslag gemaakt wordt.
Wanneer je start met TopoCloud staat er een basis indeling van werkvelden en beleidsonderwerpen voor je klaar. Deze kun je uiteraard aanpassen of aanvullen om hem passend te maken voor jouw organisatie.
Waar borg ik beleid in TopoCloud?
In je workspace vind je de documentenomgeving in de linkerbalk onder Documenten.
Meer informatie over het werken met werkvelden, beleidsonderwerpen en documenten vind je in onze kennisbank onder support.
Heb je nog geen TopoCloud account en wil je de voordelen van het borgen van beleid ontdekken? Kies dan hier het plan dat bij jouw organisatie past en ga aan de slag!