Als ondernemer is het onvermijdelijk om op een bepaald punt te beginnen met het delegeren van werkzaamheden. En dat is goed, want anders krijg je ergens het gevoel dat je vastloopt. Je kunt helaas niet meer uren in een dag stoppen. Maar hoe kun je effectief delegeren? Wij geven je een aantal tips.
Waarom is effectief delegeren zo lastig?
Vaak wordt het delegeren van werkzaamheden wel geprobeerd, maar strandt het ook gemakkelijk. Bijvoorbeeld doordat het afgeleverde werk niet dezelfde kwaliteit heeft als wanneer je het zelf zou hebben gedaan. Of omdat je zelf vele malen sneller bent in het uitvoeren van een bepaalde taak. Daarnaast heb je ook nog de factor ‘controle’ die je uit handen moet geven.
Benieuwd hoe je TopoCloud kunt inzetten bij het effectief delegeren van werkzaamheden? Laten we kennismaken!
Effectief delegeren. Hoe maak je een goede start?
Stap 1: Delegeren of bij je houden?
Bepaal eerst of een taak te delegeren valt. Dit doe je door werkzaamheden te toetsen aan onderstaande vragen:
- Is er iemand anders die de benodigde informatie of expertise heeft of kan krijgen om deze taak naar een goed eind te brengen?
- Bevat de taak een element waarin iemand anders zich kan ontwikkelen en kan groeien?
- Gaat de taak in de toekomst vaker voorkomen?
- Heb jij op dit moment genoeg tijd voor ondersteuning, training en om de voortgang te monitoren?
- Is dit wel een taak om te delegeren? Als de taak kritiek is voor je lange termijn succes, moet je er toch zelf behoorlijk bij betrokken blijven.
Als je een aantal van deze stellingen positief kunt beantwoorden, dan is het zeker interessant om te overwegen de taak uit te besteden. Er is nog wel één ander belangrijk aspect om rekening mee te houden, namelijk hoeveel impact het heeft op de organisatie wanneer de taak niet (op tijd) afkomt. Is deze impact te groot, kies er dan voor om de taak samen op te pakken of nog even bij je te houden.
Stap 2: Pas je rol aan
Als je start met het delegeren van taken, is het lastige dat je hier zelf ook tijd voor vrij moet maken. Je verschuift naar een andere rol en dient met nieuwe werkzaamheden rekening te houden, namelijk:
- Kiezen van de juiste persoon.
- Uitleggen waarom je de werkzaamheden uitbesteedt.
- De juiste instructies geven om de werkzaamheden uit te kunnen voeren.
- Ondersteuning bieden als een persoon vastloopt.
- Ook de verantwoordelijkheid over de taak delegeren.
- De werkzaamheden controleren en feedback geven (ga het vooral niet zelf verbeteren).
- Waardering uitspreken over de gedane werkzaamheden.
Al met al geen gemakkelijke opgave. Maar het is goed om je te realiseren dat als er te veel werkzaamheden enkel door een manager of eigenaar uitgevoerd kunnen worden, je bedrijf zich op een bepaald moment onmogelijk kan doorontwikkelen.
Stap 3: Begin klein
Wanneer je de stap maakt om taken te delegeren, begin dan vooral klein. Het is zeker in het begin vaak zoeken naar een goede weg en balans. Besef dat je organisatie waardevol wordt zodra jij jezelf misbaar hebt gemaakt.
Wat hierin bijvoorbeeld goed kan werken is om jezelf een aantal middagen in de week te “beperken” in je mogelijkheden. Kies er bijvoorbeeld voor om deze dagdelen enkel op een tablet (liefst zonder toetsenbord) te werken. Hierdoor loop je sneller tegen barrières aan en dwing je jezelf daarmee te kijken wie een bepaalde situatie of taak op zich kan nemen. Er ontstaat zo meer creativiteit in het oplossen van de overdraagbaarheid dan wanneer je van tevoren deze scenario’s wilt bedenken en uitwerken.
Plan een vrijblijvende kennismaking
Binnen TopoCloud kun je vanuit de overstijgende rol precies zien hoe het met de uitgezette trajecten gaat en bijsturen waar nodig. Wil je ervaren hoe dit werkt? Laten we kennismaken!
Er komt een moment waarbij je duidelijk onderscheid gaat maken. Ben ik nu aan het werken IN mijn bedrijf of werk ik nu AAN mijn bedrijf.
Ontdek hoe het zit: Werk jij al AAN je bedrijf?